Gestión Eficiente del Inventario de Cocina de su Restaurante

El inventario es la columna vertebral de su restaurante. Su estrategia de inventario de alimentos mantiene todo conectado y organizado, y un pequeño error puede provocar un cambio enorme para su negocio. Los restaurantes fracasan principalmente debido a costos mal manejados, y la gestión de sus ingresos comienza con la gestión de su inventario. Si bien la gestión de inventario no es la parte más interesante de administrar un restaurante, es vital para operar una empresa sostenible y rentable. Entiendo más que nadie que la gestión de inventario puede resultar tediosa y aburrida. No podemos prometer que será divertido, pero podemos sugerir herramientas, sistemas y consejos útiles para que los restauradores principiantes alivien parte del dolor. 

¿Qué es la gestión de inventario de alimentos?

La gestión del inventario del restaurante incluye registrar, rastrear e informar qué ingredientes y suministros entran y salen de su restaurante. Es una parte integral de la prevención de pérdidas y proporciona visibilidad y control sobre sus márgenes. Si no realiza un seguimiento constante de su inventario, podría estar perdiendo dinero sin siquiera saberlo.

Gestión de inventario de alimentos para la prevención de pérdidas

En algunos restaurantes, hasta el 10% de los alimentos se desperdician antes de llegar al cliente, lo que significa que es posible que no reciba el 10% de sus ingresos con su sistema de inventario existente.

Una cosa es notar que su reciente envío de camarones disminuyó rápidamente, pero otra cosa es saber exactamente por qué. ¿Era parte de un menú popular y se servía a clientes satisfechos? Si es así, ¡excelente! Debería poder atribuir cada onza de camarones a un precio. Sin embargo, si ese no fuera el caso, podrías tener en cuenta estas áreas de pérdida:

• Errores del personal
• Derrame
• Comidas del personal
• Robo
• Alimentos que han sido devueltos debido a quejas de clientes.

Todas estas áreas provocan pérdidas tanto de inventario como de ganancias para su restaurante. Los errores ocurren y no cada gramo de comida llega a la mesa del cliente, pero es esencial saber con precisión qué suministros se han desperdiciado por cualquier motivo.

Cómo prevenir el desperdicio de alimentos

La adopción de un sistema de gestión de inventario de alimentos le ayudará a mantener sus márgenes de beneficio, ya que reponer su inventario es el gasto más considerable para su negocio. Controlando su stock, puede reducir la cantidad de comida que su restaurante desperdicia. El desperdicio de alimentos ya es un problema importante, y se estima que entre el 30 y el 40 por ciento de los alimentos terminan en la basura. Con las soluciones tecnológicas adecuadas, puede minimizar sus residuos tanto para la salud de su restaurante como para la del planeta.

Primero, calcule cuánta comida está desperdiciando innecesariamente. A veces, el desperdicio es inevitable, como cuando un cliente devuelve un plato. Sin embargo, factores como el desperdicio de preparación, los derrames y los errores de cocción se pueden evitar. El personal de cocina puede volverse más consciente del desperdicio de alimentos y minimizarlo con la capacitación y el equipo adecuados.

Realizar una auditoría de residuos es una excelente manera de determinar de dónde se derivan sus residuos. Puede averiguar cuánto desperdicia actualmente su restaurante y los posibles ahorros de costos. Para obtener mejores resultados, haga esto cuando su restaurante esté ocupado, pero no demasiado, para no causar interrupciones o retrasos.

Estas son algunas de las fuentes más comunes de desperdicio de alimentos en restaurantes y medidas prácticas para prevenirlo:

Sobreordenar

Los pedidos excesivos de vendedores y proveedores se producen por varias razones. Sin embargo, el más común es un sistema de inventario ineficiente, que puede hacer que los chefs pidan más alimentos de los necesarios. Agilizar y realizar un seguimiento del inventario con frecuencia le impedirá pedir alimentos que no necesita.

Deterioro

Incluso si no está pidiendo comida en exceso, aún corre el riesgo de que se eche a perder en la cocina. Controlar el inventario requiere una inspección cuidadosa al recibir el producto y luego etiquetar claramente todos los artículos entrantes con fechas y nombres de caducidad. El etiquetado garantiza que el personal de su cocina pueda operar con el método de almacenamiento primero en entrar, primero en salir (PEPS) para reducir el riesgo de que se echen a perder los alimentos disponibles.

Superproducción

Sobreestimar las ventas de un artículo del menú también puede generar desperdicio de alimentos. Los chefs a menudo cocinan demasiados platos para evitar decir que "no hay", lo que genera un mayor desperdicio de alimentos. El seguimiento de las ventas le ayudará a revisar su menú, ajustarlo para lograr niveles de lotes más eficientes e incluso eliminar platos impopulares.

Varios fallos

Los errores en la cocina son inevitables. Por ejemplo, un cocinero podría olvidarse de dejar las nueces fuera de un plato para un cliente con alergias. O bien, un servidor podría no anotar una sustitución de un boleto y el plato sería devuelto. Los fallos son perjudiciales para sus resultados finales y una formación adecuada y una gestión atenta pueden evitar que se produzcan durante un turno.

Mal control de las porciones

Si tira la comida que no ha tocado al final del día, es posible que sus porciones no sean las adecuadas. El control eficaz de las porciones le permite estirar su presupuesto para alimentos sin escatimar en calidad. Tome el tiempo para estandarizar las medidas de preparación de tus alimentos para evitar que los clientes dejen más en sus platos.

Si bien es imposible eliminar por completo el desperdicio de alimentos, puede tomar medidas para reducir drásticamente la cantidad de desperdicio que produce su restaurante mediante unos simples pasos para mantener más dinero en su bolsillo y comida fuera de la basura.

Un resumen de la terminología del inventario de restaurantes

Si está listo para comenzar a dominar el arte del inventario de restaurantes, aquí hay algunos términos con los que debe estar familiarizado.

Inventario inactivo

La cantidad de producto que hay actualmente en tu restaurante. Dependiendo de su negocio, debe especificar el inventario disponible como la cantidad física de productos o su valor en Quetzales. De cualquier manera, asegúrese de ser coherente y limitarse a una sola unidad de medida.

Agotamiento

La cantidad de producto (o valor en Quetzales del producto) utilizado en un período particular. Puede basar el agotamiento en las ventas diarias, semanales o mensuales y, a menudo, se puede calcular utilizando los datos de informes de ventas de su POS (Punto de Venta).

Uso

La cantidad (o valor en dólares) del inventario disponible dividido por el agotamiento promedio en un período específico. La fórmula es la siguiente:

Inventario inactivo / Agotamiento promedio (durante un período de tiempo establecido) = Uso

Por ejemplo, si tiene ocho galones de aceite de oliva y planea usar dos galones por semana, tiene cuatro semanas de uso.

Variación

La variación se refiere a la diferencia entre el costo de la cantidad de uso y el costo del producto. Digamos que su inventario se redujo a Q50 en salmón al final del día, pero su punto de venta indica que solo vendió Q45 en salmón. Esto hace que la variación del costo de los alimentos sea de Q5, lo que significa que no se han contabilizado Q5 en salmón.

Ahora que comprende la terminología básica detrás del seguimiento de inventario, hablemos sobre algunas de las mejores prácticas de inventario para incluir en su restaurante.

Cómo tomar inventario de un restaurante

Ahora, siga estos pasos para realizar un funcionamiento sin problemas y realizar un inventario preciso en su restaurante.

1. Organice y limpie sus estantes de existencias.

Si su almacén parece un tornado que acaba de pasar, se está preparando para el fracaso. Un almacén desordenado provoca errores en el inventario de la cocina, como conteos dobles, pedidos excesivos de artículos perdidos durante el conteo y frustración del personal. No es divertido, ¿verdad?

Limpie tu almacén y organice sus artículos de la mejor manera posible antes de hacer el inventario. 

Siga estas estrategias de organización del espacio:

• Agrupe los alimentos por categoría. Por ejemplo, mantenga toda la carne junta y todos los productos agrícolas juntos.
• Si su almacén está demasiado lleno, instale más estantes para evitar que se amontonen artículos en el piso.
• Agregue etiquetas a sus estantes para que los encargados del inventario sepan con precisión qué es cada artículo, principalmente cuando los artículos de su menú incluyen ingredientes similares. Las etiquetas también facilitan la búsqueda de ingredientes durante un servicio ajetreado.
• Si coloca etiquetas en sus estantes, incluya flechas que indiquen si el artículo está en el estante de abajo o en el de arriba.
• Cree una identificación de inventario específica para cada artículo y use esta identificación para etiquetar sus artículos en su software de inventario u hoja de cálculo. Esto hará que sea mucho más fácil buscar artículos o analizar los datos de su inventario.

Una cocina organizada es una cocina eficiente, así que prepare su restaurante para el éxito implementando estas estrategias ahora. Además, su vida será mucho más fácil cuando llegue el momento de hacer un recuento de inventario.

2. Reúna un equipo de inventario y cree un cronograma.

Ahora es el momento de decidir con qué frecuencia desea realizar un inventario en función de las necesidades de su restaurante. Si dirige un bar, es probable que deba hacer un inventario del alcohol todas las noches. Para algunos otros alimentos, una vez a la semana probablemente sea suficiente. Solo asegúrese de contar el inventario antes de realizar nuevos pedidos, para no desperdiciar dinero en productos que ya tiene.

Una vez que cree un cronograma optimizado, reúna su equipo de inventario. Elija una o dos personas que siempre estarán a cargo de realizar los recuentos de inventario. Ellos ya deberían estar familiarizados con sus procedimientos de almacenamiento e incluso pueden estar a cargo de recibir pedidos también.

Comunique a su equipo de inventario que una buena gestión del inventario significa una situación financiera más sólida para el restaurante y un mayor flujo de caja, lo que significa una mayor seguridad laboral para ellos.

Sea coherente programando su inventario para el mismo día a la misma hora. La coherencia generará datos más limpios en los que podrá confiar al administrar su presupuesto y calcular el costo de los bienes vendidos.

3. Automatice el seguimiento de su inventario utilizando un software de gestión de restaurantes.

Diga adiós a las tediosas hojas de cálculo e implemente un software de gestión de restaurantes para realizar un seguimiento de su inventario. Esta herramienta es esencial para agilizar las operaciones de su restaurante y maximizar la rentabilidad. Estas son solo algunas formas en que la digitalización de la gestión de su inventario puede ayudar:

• Cree procesos automatizados: cuando lleguen las entregas, su personal puede sacar una tableta con el software de gestión de inventario instalado para registrar las unidades y comparar el pedido con el sistema. La automatización reduce los errores humanos (por ejemplo, el proveedor solo le proporciona cinco pedidos de un ingrediente cuando usted pidió diez) y garantiza que no pague de más por los artículos.
• Configure alertas de inventario: nunca más se quedará sin un ingrediente durante un servicio ocupado. Con el software de gestión de inventario, puede configurar alertas cuando se esté quedando sin un ingrediente para poder pedirlo antes de que se acabe.
• Úselo para calcular el costo de recetas: es fácil usar su plataforma de administración de inventario para calcular los costos de las recetas porque el software calcula el costo por ingrediente. El costeo de recetas le ayuda a establecer los precios del menú. Si el precio de un ingrediente aumenta, puede decidir si desea aumentar el precio del menú para ese plato, cobrar más por el complemento (como el aguacate) o buscar un ingrediente de reemplazo.
• Automatizar pedidos: otra característica excelente del software de gestión de inventario es la gestión integrada de compras y pedidos. No tiene que mover un dedo para pedir los ingredientes que se están acabando. En su lugar, puede establecer una regla de automatización para pedir un ingrediente cuando alcance su nivel normal. De esa manera, sus proveedores recibirán su pedido al instante y podrá estar tranquilo sabiendo que hay una nueva entrega en camino. Esto no solo le ahorra tiempo al tener que realizar pedidos manualmente, sino que también elimina los problemas que pueden surgir de los pedidos escritos a mano (¿es un 4 o un 7?)
• Administre sus relaciones con proveedores: También puede establecer tiempos y días de entrega en el sistema, para que sus proveedores no intenten realizar entregas el día en que su restaurante está cerrado. Podrá pagar sus facturas digitalmente y recibir notificaciones si hay alguna irregularidad en tu facturación.

4. Realice un seguimiento diario de sus ventas

El seguimiento diario de los niveles de ventas y existencias permite que su restaurante esté en una mejor posición para responder a los ajustes en tiempo real. Por ejemplo, si vendió más de un plato específico de lo esperado y tiene pocos ingredientes, puede pedirlos para satisfacer la demanda sin eliminarlos por completo de su menú.

5. Tenga suministros adicionales a mano

Para los ingredientes que su restaurante utiliza rápidamente, es una buena idea tener a mano un inventario "por si acaso". Por ejemplo, puede ser prudente tener un stock adicional de tortillas para satisfacer una demanda inesperada si tienes una taquería local. Solo asegúrese de vigilar la frescura del exceso de inventario y, si no lo usa, utilícelo para las comidas del personal.

Cómo mejorar la precisión del inventario de cocinas de restaurantes

Parte del problema de gestionar el inventario de la cocina es garantizar la precisión. Puede mejorar la precisión del inventario de su cocina siguiendo los siguientes pasos:

• Siempre haga un inventario antes de realizar un pedido. Esto puede parecer de sentido común, pero si olvida hacerlo, podría olvidarse de pedir artículos de importancia crítica.
• Haga un inventario antes o después de que un restaurante abra o cierre. Hacer un inventario mientras los pedidos entran y salen puede resultar confuso sin un sistema automatizado.
• Haga un inventario en un horario regular. Si normalmente hace un inventario los martes y viernes antes de que abra el restaurante, verá fluctuaciones significativas si verifica el inventario esos días después del cierre.
• Haga un inventario antes de que llegue un envío. Intentar hacer un inventario mientras los empleados cargan los estantes provocará una confusión masiva y artículos contabilizados dos veces.
• Implementar una política de primero en entrar, primero en salir (PEPS). Cuando los empleados se sienten presionados por el tiempo, es posible que carguen los estantes rápidamente en lugar de hacerlo por fecha. Asegúrese de que los empleados siempre roten los productos más antiguos al frente para asegurarse de usarlos antes de que caduquen. Este sistema reducirá el deterioro y el desperdicio.
• Calibrar básculas. Algunos restaurantes utilizan básculas para pesar y medir los alimentos al realizar el inventario. El personal debe calibrar las básculas semanalmente para garantizar que sigan siendo precisas.
• Utilice estándares de medición consistentes. Al realizar un seguimiento del inventario, los gerentes deben utilizar los mismos datos. Cambiar de libras a onzas o de la cantidad de cajas a la cantidad de latas causará una confusión significativa y grandes fluctuaciones en el inventario.
  
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  "Tus clientes más insatisfechos son tu mayor fuente de aprendizaje". Bill Gates.