Planificación de Eventos: Cronología de Pasos

Cuando se planifica un evento debes de llevar a cabo varios pasos importantes que te llevarán al éxito si le pones atención a los detalles (hasta el más pequeño) y sigues la siguiente cronología de organización: 

Planificación Inicial y el Presupuesto

• ¿Cuánto se puede gastar? 
• ¿Cuál es el propósito del evento?
• La planificación inicial (tipo de evento, requerimientos de tiempo)
• Visualización de todo lo que se llevará a cabo en el evento
• Análisis del presupuesto (Incluye toda categoría que implica un costo)

Organización y Tiempo

• Pasos Críticos (Para crearlo tome su calendario y trabaje hacia atrás de la fecha de su evento, viendo que se tiene que hacer y cuándo)
• Hojas de Función (El corazón de su evento, cubre todo lo que sucederá de principio a fin, es la guía comparable con un guión de película)
• El tiempo lo es Todo (La fecha apropiada hace del evento un éxito o un desastre)
• El Tiempo del Día y el Día de la Semana
• La Selección de la Fecha

Localidad, Localidad, Localidad

• La selección del Lugar a Dónde Llevar a Cabo el Evento
• Los Requerimientos de la Localidad
• Hoteles y Centros de Convenciones
• Restaurantes, Centros Privados, Banquetes
• Hágase Todas las Preguntas Pertinentes Acerca de la Localidad
• Teatros
• Carpas
• El Contrato (Sepa la legalidad y todos los puntos que implica el contrato con la localidad que escoge)
• Eventos de Gala en Localidades Nuevas (Considere los pros y los contras)

Acerca del Transporte

• Parqueo
• Limosinas
• Buses
• Haga todas las preguntas pertinentes acerca del transporte para asegurar que los invitados no tengan ningún inconveniente. 

La Llegada de los Invitados

• Consideraciones de Clima
• El Recibimiento y las Primeras Impresiones
• Registro de Invitados: Pases de Seguridad de los Invitados y Obtención de los Tickets

Requerimientos de la Localidad

• La Escena
• Equipo Audio Visual
• Requerimientos de Luz
• Requerimientos de la Localidad (Habitación Específica)

¿Para Quién Se Hace Todo?

• La Lista de Invitados
• Las Invitaciones
• Los Medios de Comunicación
• Niños en el Evento

Alimentos y Bebidas

• Planificación del Menú
• Cantidad de Personal

Otras Consideraciones

• Entretenimiento
• Fotografía
• Temas y Programas
• Los Toques Finales

Cuándo Concluye el Evento

• Se Ha Terminado (Asegure de obtener retroalimentación del evento, esto le va a servir para mejorar el próximo)
• Aplausos, Aplausos
• Su Próximo Evento

Adicionales

• Tenga siempre al día su Hoja de Costos 
• Tenga al día su Calendario de Pagos
• Tenga la Hoja de Funciones Lista en Todo Momento

Recuerde que MA Coaching GT es el mejor recurso para aprender acerca de Eventos. Nuestros cursos brindan toda la información necesaria para que sus eventos sean exitosos. 

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"Cualquiera que para de aprender se hace viejo, tanto si tiene 20 como 80 años. Cualquiera que sigue aprendiendo permanece joven. Esta es la grandeza de la vida." Henry Ford.